Qué es una bandeja de entrada compartida y cómo puede agilizar tu flujo de trabajo

Cuando las ventas de un negocio en línea se incrementan, contar con una bandeja de entrada compartida puede ahorrar muchos dolores de cabeza

La gran mayoría de los negocios utilizan los correos convencionales Gmail y Outlook. Estos son muy sencillos de utilizar, pero no están precisamente diseñados para la atención al cliente. Aunque es posible trabajar con ellos y hacer una lista de clientes que se pueda organizar con etiquetas, lo más probable es que conforme aumente su contenido, se presenten ciertos problemas de organización. 

Las consecuencias de este descontrol serán tanto empleados desesperados y estresados, como clientes insatisfechos, capaces de cancelar el servicio. 

Este inconveniente se repite también con los mensajes que llegan desde otros lugares, como en las redes sociales: WhatsApp Business, Telegram o hasta Facebook Messenger. A medida que tu negocio crece, el leer, organizar y responder todos los mensajes por separado se vuelve una tarea que consume más y más tiempo. 

La solución para todos estos problemas, es una herramienta conocida como bandeja de entrada compartida, con ella se puede mejorar la experiencia de los clientes al ofrecerles un mejor servicio. 

 

¿Qué necesitas saber sobre una bandeja de entrada compartida? 

Una bandeja de entrada compartida es un software que tiene como función principal organizar la comunicación con los clientes, desde un solo lugar. Lo más importante es que puede ser configurada para que reciba y envíe mensajes, desde distintas cuentas de correo electrónico y de diferentes redes sociales: WhatsApp, Telegram o incluso SMS. ¡Todo en una sola bandeja de entrada

Al mismo tiempo, los más avanzados pueden ayudar con los calendarios, órdenes de entrega, horarios y vacaciones del personal. 

La bandeja de entrada compartida puede ser útil para un negocio en línea o para cualquier departamento de una empresa, no solo para el área de atención al cliente. Solo debes asegurarte de darle acceso a los jefes de cada departamento, para que puedan organizar la comunicación. 

 

Tipos de acceso que puedes otorgar 

Existen diferentes tipos de accesos, pero dependen del proveedor. Normalmente se trabaja con tres básicos. Cada uno de ellos limita la libertad con la que los usuarios pueden manipular tal herramienta: 

  • Acceso completo: Recomendado para el dueño de la compañía y los jefes de departamento. Son los únicos que pueden iniciar sesión e interactuar como dueños para verificar todo. También tienen la opción de conceder acceso.
  • Enviar como: Tiene acceso a la mayoría de las funciones, pero no puede modificar ciertas cosas, como el calendario. Su función principal es leer y contestar correos en nombre de la bandeja de entrada
  • Enviar en nombre: Solo tiene permitido leer y enviar correos. 

 

Razones para probar una bandeja de entrada compartida 

Tu compañía puede estar trabajando bien con una bandeja de entrada tradicional, pero siempre se puede mejorar y estar más cómodo. Conoce algunos de los motivos que te pueden convencer de utilizar esta herramienta: 

  • Advierte cuando un correo ya ha sido respondido: Notifica si un mensaje que estás abriendo ya ha sido leído y si fue enviada una respuesta. 
  • Anuncia cuando hay un correo sin leer: Informa que hay un mensaje que no ha sido abierto, para que el equipo decida si responder o no a tal correo. 
  • Analiza el desempeño de los empleados: Lleva un registro del horario de trabajo, la cantidad de correos que se responden y la satisfacción de los clientes. 
  • Facilita la comunicación entre departamentos: Puedes agregar notas al enviar pedidos a otros departamentos. 

Como un plus, si algún empleado está haciendo mal su trabajo, el software lleva un registro completo de los correos que se han enviado, según el acceso concebido. 

Crisp es un ejemplo de un software de bandeja de entrada compartida. Con ella puedes gestionar tus correos electrónicos, mensajes de Facebook Messenger, Twitter, SMS, Live Chat, WhatsApp, Telegram y Line; desde un solo lugar. 

¡Échale un vistazo! 

 

Una forma de trabajar muy bien con los correos convenciones y las cuentas de redes sociales 

Una vez que le agarres el ritmo a responder todos tus mensajes desde un solo lugar, no volverás a usar bandejas de entrada separadas. Estarás al tanto de la comunicación entre departamentos, la calidad de respuesta de tus empleados y tendrás clientes más satisfechos. No lo pienses dos veces, aunque tu negocio en línea o empresa estén bien, siempre pueden mejorar.

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